棚を活用した書類整理術とは？ トランクルームのブログ - グッドトランク
棚を活用した書類整理術とは？
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毎日増えていく書類には、契約書や資料、伝票、記録文書などがあります。
気がつけばデスク周りが書類だらけになってしまうことも少なくありません。
書類を片付けている時間ばかりが取られてしまい、仕事が進まないといったことも起こります。
そこで、たまり続ける書類の収納方法と棚やトランクルームを活用した方法を紹介します。
トランクルームを探す >たまり続ける書類を整理するには？
たまり続ける書類を整理するには、ルールをまず作ることが大切です。
何となく大切そうだからといって、書類を保管することはありませんか。
書類をためないためのルールを2つ紹介します。
まず1つ目は、重要書類なのか一般書類なのかを分けることです。 重要書類とは、機密事項や契約書などのことを指し、一般書類とは資料や打ち合わせに使ったメモなどを指します。
書類を2パターンに分けて長期保管が必要な重要書類は、ファイルにテプラなどで何の書類が入っているのかひと目で分かりやすい名前をつけます。
重要書類は会社ごとによってルールを取り決めている場合もあるので、整理する前に会社のルールを確認しましょう。
一般書類の整理は見出しホルダーなどに収納することで、ひと目で資料を探すことができます。
引き出しの中に収納しておいても上から資料の確認ができるのでファイルより便利です。
2つ目は、書類に保存期限を設けることです。 重要書類では会社ごとによって保存期限を設けていることもあります。 しかし、一般書類は個人で管理するので期限を決めていない人が多くいます。
保存期限を決めておくことで、書類を破棄するタイミングを考えずに整理できます。
デスク周りの場合は、見出し付きのホルダーボックスやトレーに期限を書いておくだけで保存期限を管理できるので、常にデスク周りをすっきりさせることが可能です。
棚をいかした書類整理術
オフィスの資料は何もしていなくても日々積み上がっていきます。 膨大な書類を整理するためには、書類専用の棚の購入を検討するのも1つの方法です。
棚には細かく仕切りの分かれているものやデスクにおけるぐらいの小さなケースなど種類が豊富にあります。
書類の定位置を決めることで書類を探す時間を短縮することが可能です。
ほかにも棚を利用するときは、ファイルの背表紙にテプラで書類名を貼っておくだけでひと目で資料を把握することができます。
棚を利用することで、書類の保存期限も把握しやすくなります。
会社ごとによって重要書類の保存期間を「5年」「10年」「15年」など決めていることもあるので、棚を活用することが可能です。
書類整理にトランクルームも活用可能
書類整理をこまめにおこなってもオフィスの広さの関係で、これ以上書類を管理する場所を広げられないこともあります。
そんなときは、トランクルームを利用することで解決できます。
防犯設備や空調設備が整っているトランクルームもあるので、資料が紛失したり、汚れたりする心配もありません。
オフィスの近くにトランクルームがあれば、簡単に資料を取りに行けるので便利です。
すぐに必要な書類だけオフィスに残しておき、長期保管が必要な書類だけ移動させておく方法でも相当にスッキリするでしょう。
書類をトランクルームに移動させることで、オフィスの空いたスペースを活用することもできます。
トランクルーム代を月々支払うだけで、今まで悩まされていた書類整理の負担を減らすことができるのです。
書類の保管場所に困っているのであればトランクルームを活用してみるのはいかがでしょうか。
棚やトランクルームを利用して収納スペースを増やそう
棚やトランクルームを利用することで、今まで平積みで何が必要な書類だったかわからない資料を整頓することができます。
オフィスも今まで以上に広く使えるようになるので、空いたスペースを活用して、休憩スペースやミーティングの場所に変えることが可能です。
棚やトランクルームを上手に使い書類整理の手間を少しでも減らしましょう。
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